毎年4月は部屋が紙で溢れかえる季節です。保育園や小中学校にて多くのプリント類が配布されます。多い日は40枚以上ものプリント類が積み上がり、処理するのに一苦労しました。

以前にお伝えした通り、我が家はプリント類を電子化した上で原則処分しています。

プリント整理は「電子化→データ共有、紙は処分」が重要

電子化したプリント類はタブレット(iPad)で見ています。B5サイズはほぼ実寸で確認できます。小さくて見にくい字は拡大できます。

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部屋がスッキリすると共に、プリント類を探しやすくなりました。数年前のプリントすら簡単に見つかるのは大きなメリットです。

学校の月間予定表等は電子化後に子供に返し、スケジュールを自身で管理する様に促しています。親が関係しない学校での予定を逐一管理するには限界が見えてきました。

プリントがやや減少、電子化の動き強まる

ただ、年度当初に配布されたプリント類は以前より減少した様に感じています。既に一部の事務連絡等はメール等で通知されているのに加え、今年度からは原則として電子データによる配布等へ切り替える方針が学校から伝えられています。

例えばお知らせ・予定・持ち物等に関する連絡(明日は○○を持ってきて下さい等)は徐々にメールやアプリ(学校はミマモルメ)に切り替わっており、今後は更に徹底するそうです。既に部活動に関する連絡はほぼ全てがミマモルメを経由しています。

アンケート機能もしばしば使われています。典型例は会合や行事等への出欠です。アプリ上で「出席/欠席」を選択して送信します。

以前は配布されたプリントに出席もしくは欠席に○を付け、挟みで切り取って提出していました。非常に面倒な作業でした。

今後は学級・学年・学校通信や行事詳細等も電子データで送信される予定だと聞いています。遠足のお知らせや持ち物等もプリントでは無く、電子データで届きます。

各家庭に配布するには膨大な量のプリントを印刷し、各クラス等へ分配する必要がありました。こうした事務作業が職員の負担となっています。電子化によって作業負担は軽減されるでしょう。

一方で様々な予定表は紙が見やすいのは事実です。特に小さなスマートフォンの画面では見にくく、重要な予定を見落としてしまう可能性があります。

必要に応じてプリンターする必要もあるでしょう。簡単にコピーが取れる複合機があると重宝します。

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「プリント出し忘れの撲滅」を期待

プリント類の電子化によって期待しているのは「プリント出し忘れの撲滅」です。

実は数日前、子供が「出すのを忘れていた」と話しかけてきました。手に持っていたのは今年1月に配布されたプリントでした。今更出されてもどうにもなりません。重要度が低いプリントだったのが不幸中の幸いです。

アンケート機能等の活用も期待しています。学校に提出するようにと切り取って手渡した紙片を子供が提出していない事が続き、学校から何度も電話が掛かってきた事がありました。

電子化した資料を一括管理

電子データで配布されたプリントはアプリ内のみで保存するのでは無く、自宅で電子化したプリントと同じフォルダへダウンロードして保存しています。こうしておけば、電子化したプリントと電子データを一括して保存できます。

更にこのフォルダをスマートフォン等と共有できる様に設定しておけば、出先からでも確認できます。夫婦間での共有も可能です。我が家はiPhone/iPadのicloud写真共有ライブラリを利用しています。

今後も学校や保育園等から配布されるプリント類は電子化が進むと考えられます。今の内に各家庭に適した保存・整理・閲覧方法を考えてみて下さい。

我が家はこうしたスタイルを数年以上も続けており、トラブル等も生じていません。現在や過去のプリント類を容易に確認でき、非常に重宝しています。